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Die Neuerungen sollen den eAU-Prozess für Arbeitgeber und Krankenkassen erleichtern und umfassen u. a. folgende Anpassungen:

• Neue Rückmeldegründe der Krankenkassen,
• die Integration des tatsächlichen Entlasstags bei der Rückmeldung zu stationären Krankenhausaufenthalten sowie
• die Integration von Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtungen in das eAU-Abrufverfahren.

Strukturiertere Darstellung der Zeiträume

Die Darstellung von Zeiträumen, die die Krankenkassen den Arbeitgebern im eAU-Abrufverfahren zurückmelden, wurde übersichtlicher strukturiert. Ab dem 01.01.2025 werden die Zeiträume, unabhängig von der Art der Abwesenheit der Arbeitnehmer, in den Feldern „Nachweis_seit“ und „Voraussichtlich_Nachweis_bis“ bzw. „Tatsaechlich_Nachweis_bis“ abgebildet.

Zur Unterscheidung für den Arbeitgeber wurden neue Auswahlkriterien bei der Rückmeldung („2 = AU“, „3 = Krankenhaus“, „5 = Vorsorge- oder Rehabilitation“) aufgenommen.

Aufenthalt in Vorsorge- und Reha-Einrichtungen

Bereits 2022 wurde mit dem 8. Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze (8. SGB IV-Änderungsgesetz) beschlossen, dass ab dem 01.01.2025 auch Zeiten von Aufenthalten in einer Rehabilitations- oder Vorsorgeeinrichtung an den Arbeitgeber zu übermitteln sind. Hierbei gelten folgende Grundsätze:

• Die Krankenkassen übermitteln Arbeitgebern ab dem 01.01.2025 Zeiträume, in denen Arbeitnehmer mit Krankengeldanspruch stationäre Rehabilitations- und Vorsorgeleistungen wahrgenommen haben, bei denen die jeweilige Krankenkasse der Kostenträger ist. Zudem werden entsprechende Zeiträume übermittelt, wenn die Deutsche Rentenversicherung die Leistungen gewährt und die entsprechenden Arbeitnehmer krankengeldberechtigt sind.
• Rehabilitations- und Vorsorgeleistungen zu Lasten der gesetzlichen Unfallversicherung sollen voraussichtlich ab dem 01.07.2025 übermittelt werden.
• Für Zeiten von Aufenthalten in einer Rehabilitations- oder Vorsorgeeinrichtungen, für die kein elektronischer Abruf über das eAU-Abrufverfahren möglich ist, werden für die betroffenen Arbeitnehmer weiterhin entsprechende Bescheinigungen ausgestellt.
• Wurde der Arbeitnehmer in einer Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtung stationär aufgenommen, kann der Zeitraum des Aufenthaltes im eAU-Abrufverfahren analog zu Krankenhausbehandlungen erst abgerufen werden, wenn dieser durch die Einrichtung an die Krankenkasse übermittelt wurde. Aufgrund der zeitversetzten Übermittlung an die Krankenkasse ist eine Abfrage durch den Arbeitgeber erst frühestens einen Kalendertag nach der Aufnahme in der Einrichtung sinnvoll.
• Sofern sich festgestellte Arbeitsunfähigkeiten und/oder stationäre Aufenthaltszeiten in Rehabilitations- oder Vorsorgeeinrichtungen überschneiden, weil z. B. eine vorzeitige Verlängerung der Arbeitsunfähigkeit oder der stationären Maßnahme erfolgt, werden dem Arbeitgeber ggf. mehrere Abwesenheitszeiten auf eine Anfrage übermittelt. Hierdurch wird sichergestellt, dass der Bestand des Arbeitgebers mit dem der Krankenkasse übereinstimmt.
• Liegen für den vom Arbeitgeber angefragten Zeitraum Zeiten eines stationären Aufenthaltes in einer Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtung vor, wird im eAU-Abrufverfahren unter „Kennzeichen_der_Rueckmeldung“ der Meldegrund „5 – Reha/Vorsorge“ an den Arbeitgeber übermittelt.
• Ist der stationäre Aufenthalt in der Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtung zum Zeitpunkt der Anfrage bereits beendet, wird im Feld „Tatsaechlich_Nachweis_bis“ das tatsächliche Entlassdatum angegeben. Ist der stationäre Aufenthalt zum Zeitpunkt der Anfrage noch nicht beendet, (z. B., weil die Aufnahme erst erfolgt ist oder ggf. noch unklar ist, ob eine Verlängerung erfolgt), wird dem Arbeitgeber die „Voraussichtlich_Nachweis_bis“ übermittelt.

Rückmeldung bei stationärer Krankenhausbehandlung

Es wurde konkretisiert, wie Krankenkassen auf Anfragen der Arbeitgeber reagieren, wenn sich der betreffende Arbeitnehmer in Krankenhausbehandlung befindet:

• Wurde der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der elektronischen Anfrage des Arbeitgebers bereits aus der stationären Krankenhausbehandlung entlassen, wird im eAU-Abrufverfahren unter „Tatsaechlich_Nachweis_bis“ das tatsächliche Entlassdatum angegeben.
• Wurde der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der elektronischen Anfrage des Arbeitgebers noch nicht aus der stationären Krankenhausbehandlung entlassen, wird ein Datum „Voraussichtlich_Nachweis_bis“ übermittelt.
• Wurde dem Arbeitgeber der „Voraussichtlich_Nachweis_bis“ übermittelt, weil der Krankenhausaufenthalt zum Zeitpunkt der Anfrage noch nicht beendet war (Aufnahme oder Verlängerung eines Aufenthaltes), erfolgt ab dem 01.01.2025 die proaktive Übermittlung des tatsächlichen Entlassdatums an den Arbeitgeber, wenn der Krankenkasse die Entlassmitteilung vom Krankenhaus zugegangen ist.
• Hierbei ist zu beachten, dass Entlassmitteilungen der Krankenhäuser vielfach erst mit zeitlicher Verzögerung der Krankenkasse zugehen, so dass auch die proaktive Übermittlung des tatsächlichen Entlassdatums an den Arbeitgeber erst zeitlich versetzt erfolgen kann.
• In der Praxis kann es in solchen Fällen auch vorkommen, dass im Fall einer Entlassung vor dem voraussichtlichen Entlassdatum für den Zeitraum zwischen dem tatsächlichen und voraussichtlichen Entlassdatum ein Arbeitsunfähigkeitsnachweis eines Arztes bei der Krankenkasse vorliegt und vom Arbeitgeber abgefragt wird, bevor das tatsächliche Entlassdatum der Krankenkasse zugegangen ist.

Neuer Rückmeldegrund:
„7 = In Prüfung“

Elektronische Daten von Arztpraxen, Krankenhäusern oder Vorsorge- und Rehabilitationseinrichtungen können falsche Angaben enthalten. Die Quote dieser fehlerhaften Daten ist gering. In solchen Sachverhalten gab es bislang aber nicht die Möglichkeit, Arbeitgebern im elektronischen Datenaustausch mitzuteilen, dass eine Klärung durch die Krankenkasse mit den Arztpraxen, Krankenhäusern oder Vorsorge- und Rehabilitationseinrichtungen erfolgt.

Ab dem 01.01.2025 antwortet die Krankenkasse dem Arbeitgeber in solchen Fällen auf dessen Anforderung hin im Feld „Kennzeichen_der_Rueckmeldung“ den neuen Meldegrund „7 = In Prüfung“ zurück. Diese Rückmeldung der Krankenkasse stellt eine Zwischennachricht und damit keine abschließende Rückantwort dar.

Kann die Prüfung innerhalb von 28 Tagen abgeschlossen werden, prüft die Krankenkasse erneut ihre Zuständigkeit. Liegt diese vor, erfolgt eine proaktive Übermittlung der eAU-Daten an den Arbeitgeber. Kann eine Klärung durch die Krankenkasse nicht innerhalb von 28 Tagen abgeschlossen werden, wird kein weiterer Datensatz an den Arbeitgeber übermittelt. Für den Arbeitgeber bedeutet daher die fehlende Übermittlung eines neuen Datensatzes durch die Krankenkasse, dass weiterhin kein übermittlungsfähiger Nachweis vorliegt.

Sofern innerhalb von 28 Kalendertagen nach der Erstanfrage des Arbeitgebers keine abschließende Klärung durch die Krankenkasse erfolgreich erfolgen konnte, jedoch weiterhin eine Klärung des Sachverhaltes erforderlich erscheint, kann der betreffende Zeitraum durch den Arbeitgeber neu angefordert werden.

Neuer Rückmeldegrund:
„8 = Anderer Nachweis liegt vor“

Sofern Krankenkassen für einen angefragten Zeitraum des Arbeitgebers nur ein privatärztlicher oder ein ausländischer Nachweis der Arbeitsunfähigkeit vorliegt, können diese Daten den Arbeitgebern aktuell nicht über das eAU-Abrufverfahren bereitgestellt werden.

Ab dem kommenden Jahr ist dies jedoch möglich. Die Krankenkassen übermitteln künftig in solchen Fällen im Feld „Kennzeichen_der_Rueckmeldung“ den Meldegrund „8 = Anderer Nachweis liegt vor“. Die weiteren Felder „Nachweis_seit“, „Voraussichtlich_Nachweis_bis“ und „Tatsaechlich_Nachweis_bis“ werden hingegen nicht gefüllt.

Neuer Rückmeldegrund:
„9 = Weiterleitungsverfahren“

Zum 01.04.2024 wurde ein neuer Datenaustausch zwischen den Krankenkassen implementiert, der sicherstellen soll, dass Arbeitgeber bei einem Krankenkassenwechsel eines Arbeitnehmers dennoch unverzüglich Rückmeldungen auf ihre eAU-Abfragen erhalten sollen. Solche Sachverhalte werden ab dem 01.01.2025 mit dem neuen Rückmeldegrund „9 = Weiterleitungsverfahren“ und nicht mehr als Grund „4 = Nachweis liegt nicht vor“ übermittelt.

Stornierung von Meldungen

Für Stornierungen gilt seit Einführung des eAU-Abrufverfahrens, dass Meldungen zu stornieren sind, wenn sie nicht abzugeben waren oder unzutreffende Angaben enthalten. Die Stornierung hat unverzüglich zu dem Zeitpunkt zu erfolgen, zu welchem die Datensätze als fehlerhaft erkannt werden.

Eine Stornierung einer Abfrage von eAU-Daten darf jedoch nur erfolgen, solange keine abschließende Rückmeldung der Krankenkasse zu dieser Anfrage vorliegt. Liegt hingegen bereits eine abschließende Rückmeldung der Krankenkasse vor, ist die Stornierung der Abfrage durch den Arbeitgeber obsolet. Eine Rückmeldung der Krankenkasse mit „Kennzeichen_der_Rueckmeldung“ = „4 = Nachweis liegt nicht vor“, „7 = In Prüfung“ oder „9 = Weiterleitungsverfahren“ stellt in diesem Zusammenhang nur eine Zwischennachricht und damit keine abschließende Rückantwort dar.

Um unnötige Meldungen und Stornierungen zu vermeiden, wurde zudem klargestellt, dass nach einer Stornierung einer Anfrage eine erneute Anfrage nicht vor dem Ablauf des Rückmeldezeitraums der Krankenkasse möglich ist.

Für die betriebliche Praxis bedeutet dies konkret: Sofern eine Rückmeldung der Krankenkasse mit „Kennzeichen_der_Rueckmeldung“ = „4 = Nachweis liegt nicht vor, „7 = In Prüfung“ oder „9 = Weiterleitungsverfahren“ erfolgt ist, der Arbeitgeber aber vor Ablauf der entsprechenden Rückmeldefrist der Krankenkasse von 14 Tagen bzw. bei „Kennzeichen_der_Rueckmeldung“ = „7“ innerhalb von 28 Tagen eine erneute Anfrage versenden möchte, ist die Ursprungsanfrage nicht (mehr) zu stornieren.

Versionswechsel zum 01.01.2025

Seit dem Start des eAU-Verfahrens am 01.01.2023 ist die Datensatzversion 1 im Einsatz. Durch die beschriebenen Neuerungen wird ab dem 01.01.2025 eine neue Datensatzstruktur im eAU-Abrufverfahren – und damit verbunden – eine neue Datensatzversion 2 zum Einsatz kommen.