Mit Beginn des Jahres 2023 findet die turnusmäßige Arbeitgeberprüfung der Rentenversicherung grundsätzlich nur noch in elektronischer Form statt. Arbeitgeber haben also nicht mehr viel Zeit, die notwendigen Vorkehrungen zu treffen und die Umstellung auf dieses System in die Wege zu leiten. Wir zeigen, was auf die Unternehmen zukommt und welche Ausnahmen möglich sind.

Generell kommen die Prüfer der Rentenversicherung alle vier Jahre zu den Arbeitgebern und prüfen, ob diese ihre Pflichten rund um den Gesamtsozialversicherungsbeitrag erfüllt haben. Fanden die Prüfungen früher ausschließlich vor Ort statt, gibt es bereits seit dem 01.01.2012 die Möglichkeit, hierzu freiwillig ein elektronisches Verfahren zu nutzen. So enthält heutzutage jede Prüfankündigung einen Hinweis zur elektronisch unterstützten Betriebsprüfung sowie ein Datum, bis zu dem die Daten übermittelt werden können. Diese zurzeit noch freiwillige Teilnahme an diesem Serviceangebot der Rentenversicherungsträger wird ab dem kommenden Jahr obligatorisch.

ZIELE

Laut Erkenntnissen der Rentenversicherung erfreut sich das elektronische Verfahren wachsender Beliebtheit. Lag der Anteil der elektronisch unterstützten Betriebsprüfungen im Jahr 2019 noch bei 46 %, wurde dieser im Jahr 2020 bereits auf über 60 % gesteigert – nicht zuletzt bedingt durch die besondere Situation rund um die Corona-Pandemie.

Ziel ist es, die Betriebsprüfung mit elektronischen Daten maschinell zu unterstützen und den Aufwand einer herkömmlichen Betriebsprüfung für alle Beteiligten zu verringern. Inhaltlich ändert sich an der Betriebsprüfung durch die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung für die Arbeitgeber und Steuerberater nichts. Auch ersetzt sie grundsätzlich nicht die Betriebsprüfung vor Ort.

SO FUNKTIONIERT ES

Bei der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung stellt der Arbeitgeber die notwendigen Daten auf Anforderung des Betriebsprüfdienstes aus dem Entgeltprogramm heraus zusammen und übermittelt diese über eine entsprechende Schnittstelle an die Rentenversicherung. Daraufhin bekommt er eine elektronische Annahmequittung. Datenträger sind allerdings nicht zugelassen.

Die Bereitstellung der prüfrelevanten Arbeitgeberdaten erfolgt in einem gesicherten und zertifizierten Online-Verfahren. Dabei nutzt man das sogenannte eXTra-Verfahren. Das ist ein einheitliches, XML-basiertes Transportverfahren, welches bereits an anderen Stellen (z. B. bei der Sofortmeldung) innerhalb der Sozialversicherung verwendet wird.

Die Prüfdienste analysieren die ihnen übermittelten Daten. Im Idealfall haben sie nichts zu beanstanden, sodass eine Prüfung vor Ort unter Umständen entfallen kann. Kommen die Prüfer dennoch ins Haus und kann die Prüfung mit den gelieferten Daten abgeschlossen werden, entfällt eine weitere Einsichtnahme der Unterlagen vor Ort. Die eigentliche Prüfung vor Ort verkürzt sich somit.

Zum Ende der Prüfung findet ein Schlussgespräch mit dem Arbeitgeber bzw. Steuerberater statt – hierbei geht es um die Ergebnisse der Auswertungen; darüber hinaus geben die Prüfer weiterführende Hinweise oder zeigen Fehlerschwerpunkte auf. Das eigentliche Prüfergebnis wird elektronisch übermittelt. Nach durchgeführter Betriebsprüfung übermitteln die Prüfdienste die Grunddaten für Meldekorrekturen. Die Korrektur der Meldungen zur Sozialversicherung muss der Arbeitgeber allerdings weiterhin selbst vornehmen.

Die Daten werden nach Bestandskraft des Bescheids über die Betriebsprüfung automatisch gelöscht. Darüber gibt es sogar eine eigene elektronische Meldung.

VORTEILE

Die Vorteile dieses Verfahrens sind offensichtlich: Die Arbeitgeber können die Unterlagen rasch und unkompliziert aus der EDV heraus bereitstellen. Der Prüfer bleibt in der Regel an seinem Dienstsitz, sodass für die Prüfung weder Räumlichkeiten noch Personal oder Technik erforderlich werden.

DIGITALE UNTERLAGEN

Damit Unternehmen ihre Unterlagen rechtzeitig auf das elektronische Verfahren umstellen, müssen sie seit dem 01.01.2022 nicht nur die Abrechnungen, sondern auch die kompletten Entgeltunterlagen in digitaler Form vorhalten. Dazu gehören beispielsweise Erklärungen der Beschäftigten, Bescheide der Einzugsstellen, Immatrikulations-oder Rentenbescheide und vieles mehr.

Für jede Unterlage braucht es insoweit eine eigene Datei (z. B. im PDF-Format). Wo diese abgespeichert wird – lokal oder in der Cloud – bleibt dem Arbeitgeber überlassen. Wichtig hierbei: Nur neue Unterlagen müssen elektronisch vorgehalten werden. Eine Immatrikulationsbescheinigung aus 2020 beispielsweise muss also nicht nachträglich digitalisiert werden.

Auch für Arbeitnehmer ist die elektronische Prüfung von Vorteil: Sie können ihre Unterlagen in den meisten Fällen elektronisch beim Arbeitgeber einreichen. Ist hierfür gesetzlich keine Schriftform gefordert, reicht in der Regel ein lesbares Handy-Foto aus.

WELCHE PROGRAMME SIND ZUGELASSEN?

Die Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung müssen aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm an die Rentenversicherung übermittelt werden. Dieses muss ein Modul für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung beinhalten. Es gibt bereits eine Vielzahl von Programmen, die diese Anforderungen erfüllen. Welche das genau sind, finden Sie zum Beispiel auf den Seiten der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) unter www.gkv-ag.de. Über den Menüpunkt „Das Verfahren“ werden Sie dort im Abschnitt „Programme im Verfahren der Systemuntersuchung“ fündig.

AUSNAHMEN

Auf Antrag des Arbeitgebers kann für Zeiträume bis zum 31.12.2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Entgeltabrechnungsdaten verzichtet werden. Der Antrag ist an keine spezielle Form gebunden. Er wird einfach unter Angabe der Betriebsnummer an den zuständigen Rentenversicherungsträger geschickt.

Die elektronische Übermittlung der Daten aus der Finanzbuchhaltung bleibt auch zukünftig freiwillig. Zudem ist es nicht vorgesehen, regelmäßig Daten auf diesem Weg an die Rentenversicherung zu übermitteln. Die Übermittlung erfolgt ausschließlich für Zwecke der Betriebsprüfung.