Jahresmeldung 2023

Eine Jahresmeldung ist für jeden am 31.12. eines Jahres versicherungspflichtig Beschäftigten mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens jedoch bis zum 15.02. des folgenden Jahres zu erstatten. Der späteste Abgabetermin für das Kalenderjahr 2023 ist demnach der 15.02.2024. Für geringfügig entlohnte Beschäftigte sind ebenfalls Jahresmeldungen zu erstatten. Hingegen sind für kurzfristig Beschäftigte seit einigen Jahren keine Jahresmeldungen mehr abzugeben.

Beitragspflichtiges Entgelt

Als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt ist in die Jahresmeldung maximal ein Betrag in Höhe der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung einzutragen (Jahresmeldung 2023: 87.600,00 Euro alte Bundesländer, 85.200,00 Euro neue Bundesländer).

Keine Jahresmeldung bei Meldung aus anderen Gründen

Eine Jahresmeldung entfällt, wenn bereits wegen einer Unterbrechung der Beschäftigung (z. B. Krankengeldbezug) eine Unterbrechungsmeldung zu erstatten war und der 31.12.2023 in den Unterbrechungszeitraum fällt. Außerdem ist auch keine Jahresmeldung zu erstellen, wenn wegen einer Änderung im Beschäftigungs- oder Versicherungsverhältnis ohnehin zum 31.12.2023 eine Sonstige Meldung, z. B. wegen Änderung der Beitragsgruppe, erstattet wurde.

Unfallversicherung

Jahresmeldung 2023

Unabhängig von den Entgeltmeldungen zur übrigen Sozialversicherung ist für jeden in der gesetzlichen Unfallversicherung versicherungspflichtig Beschäftigten eine UV-Jahresmeldung zu erstatten – und zwar auch für geringfügig entlohnte und kurzfristig Beschäftigte.

Die UV-Jahresmeldung ist grundsätzlich bis zum 16.02. des Folgejahres der Versicherungspflicht zur Unfallversicherung (Meldezeitraum) zu erstatten. Der späteste Abgabetermin für das Kalenderjahr 2023 ist demnach der 16.02.2024.

Abweichend hiervon ist eine UV-Jahresmeldung in Fällen der Insolvenz oder der vollständigen Einstellung des Unternehmens und der damit verbundenen dauerhaften Beendigung aller Beschäftigungsverhältnisse bereits mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen, abzugeben.

Unabhängig vom tatsächlichen Beschäftigungszeitraum ist im Meldezeitraum stets „01.01.“ bis „31.12.“ des Kalenderjahres der Unfallversicherungspflicht anzugeben. In der Meldung sind die in der Unfallversicherung beitragspflichtigen Arbeitsentgelte für alle Teilzeiträume zusammenzufassen.

Elektronischer Lohnnachweis

Im elektronischen Lohnnachweis für die Unfallversicherung sind die angewandten Gefahrtarifstellen sowie die Summen der auf die einzelnen Gefahrtarifstellen entfallenden Unfallversicherungsentgelte, Arbeitsstunden und Arbeitnehmer zu melden. Anzugeben ist auch, ob es sich um ein Unternehmen handelt, dessen Beiträge sich nicht nach Entgelten bemessen (z. B. Kopfpauschale). Diese Angaben dienen als Grundlage zur Berechnung des Beitrags und der Fremdumlagen für die Unfallversicherung.

Stammdatendienst

Nach § 101 Abs. 4 SGB IV hat der Unternehmer vor der Erstattung des elektronischen Lohnnachweises einen automatisierten Abgleich mit der bei der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung errichteten Stammdatendatei durchzuführen. Daraufhin werden dem Unternehmer für den elektronischen Lohnnachweis die entsprechenden Stammdaten mit Gültigkeiten durch Datenübertragung zur Verfügung gestellt.

Der UV-Lohnnachweis darf erst versandt werden, wenn vorab vom Stammdatendienst die richtigen UV-Daten abgerufen worden sind. Dazu zählen z. B. die Mitgliedsnummer oder Gefahrtarifstellen. So soll sichergestellt werden, dass nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und richtigen Gefahrtarifstellen übermittelt werden.

Elternzeitmeldung seit 01.01.2024

Für sozialversicherungspflichtig beschäftigte Mütter besteht die Kranken- und Pflegeversicherungspflicht während des Bezuges von Mutterschaftsgeld sowie während der gesetzlichen Elternzeit beitragsfrei fort.

Arbeitgeber gaben in solchen Fällen bislang eine DEÜV-Unterbrechungsmeldung aufgrund des Mutterschaftsgeldbezuges ab. Ob die Arbeitnehmerin die Beschäftigung nach dem Mutterschaftsgeldbezug wieder aufnimmt oder Elternzeit in Anspruch nimmt, ist für die Krankenkasse aus den abgegebenen DEÜV-Meldungen nicht ersichtlich. Mit dem 8. SGB IV-Änderungsgesetz wurde daher festgelegt, dass Arbeitgeber der zuständigen Krankenkasse den Beginn und das Ende der Elternzeit seit dem 01.01.2024 im DEÜV-Meldeverfahren zu melden haben.

Umsetzung der Meldepflicht

Die Elternzeit ist nur dann zu melden, wenn die Beschäftigung durch Wegfall des Anspruchs auf Entgelt unterbrochen wird, also während der Elternzeit keine (Teilzeit-) Beschäftigung ausgeübt wird.

Wie bei der Pflicht zur Abgabe der DEÜV-Unterbrechungsmeldung muss die Unterbrechung aufgrund der Elternzeit mindestens einen Kalendermonat andauern.

Besonderheiten

 

Beginn- und Ende-Meldung

Die Beginn-Meldung und die Ende-Meldung erhalten die Abgabegründe 17 (Anmeldung) und 37 (Abmeldung).

In der Beginn-Meldung ist das Datum des Beginns der Elternzeit anzugeben. Eine zusätzliche Angabe über das vereinbarte Ende der Elternzeit erfolgt in der Beginn-Meldung nicht, da ansonsten die in der Praxis auftretenden Veränderungen des Elternzeitraumes während der in Anspruch genommenen Elternzeit zu vermeidbaren Korrekturen abgegebener Beginn-Meldungen führen würden. Die Meldung über den Beginn der Elternzeit ist somit eine in die Zukunft gerichtete Aussage, die bis zur Abgabe der Meldung über das Ende der Elternzeit gilt.

Die Beginn-Meldung zur Anzeige der Elternzeit ist mit der nächsten Abrechnung des Entgeltes oder bei Nutzung einer Ausfüllhilfe innerhalb von sechs Wochen nach Beginn der Elternzeit zu melden.

Die Ende-Meldung enthält den ursprünglich gemeldeten Beginn aus der Beginn-Meldung und ein Ende-Datum. Dies gilt auch, sofern die Elternzeit über den 31.12. eines Jahres hinaus besteht. Es sind also keine „Elternzeit-Jahresmeldungen“ abzugeben.

Die Ende-Meldung ist nach dem tatsächlichen Ende der Elternzeit mit der nächsten Abrechnung des Entgeltes aus der wiederaufgenommenen Beschäftigung oder bei Nutzung einer Ausfüllhilfe innerhalb von sechs Wochen nach Ende der Elternzeit zu melden.

Abruf der Erstbescheinigung

War der Arbeitnehmer vor der aktuellen Arbeitsunfähigkeit – wenn auch nur für kurze Zeiträume – arbeitsfähig, dann ist von einer Neuerkrankung auszugehen. In diesem Fall gibt der Arbeitgeber als Beginn der Arbeitsunfähigkeit das erstmalige Fehlen des Arbeitnehmers in diesem Krankheitsfall an.

Aufgrund der gesetzlichen Vorgaben bedarf es im Regelfall der Vorlage einer AU-Bescheinigung erst ab dem vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit. Diese Abweichung wird dadurch kompensiert, dass die Krankenkassen bei Eingang der Anforderung der eAU prüfen, ob ein AU-Fall zu dem Datum vorliegt.

Liegt ein entsprechender AU-Zeitraum vor, so wird dieser entsprechend der Anforderung dem Arbeitgeber übermittelt. Liegt hingegen kein passender AU-Zeitraum vor, antwortet die Krankenkasse mit Meldegrund „4 – eAU liegt nicht vor“.

Damit keine stetigen neuen Anfragen durch den Arbeitgeber erfolgen, stellt die Rückmeldung mit dem Meldegrund „4“ eine Zwischennachricht der Krankenkasse dar. Diese prüft weitere 14 Tage regelmäßig, ob ein Eingang der Daten erfolgt und übermittelt sie unaufgefordert an den Arbeitgeber. Fallen Zeiten eines stationären Aufenthalts im Krankenhaus in den Anfragezeitraum, werden diese Zeiten und parallel auch ggf. die vorliegenden eAU-Daten übermittelt.

Abruf der Folgebescheinigung

War der Arbeitnehmer vor der aktuellen Arbeitsunfähigkeit durchgehend arbeitsunfähig, ist von einer Folgebescheinigung auszugehen. In diesem Fall gibt der Arbeitgeber als Beginn der Arbeitsunfähigkeit den Tag nach dem Ende der vorherigen eAU an. Die Prüfung der Krankenkasse erfolgt dann analog zum Abruf einer Erstbescheinigung. Aufgrund eines Wechsels des Arztes oder einer Mitbehandlung durch einen Facharzt bzw. aufgrund eines stationären Aufenthalts in einem Krankenhaus können mehrere Meldungen für eine Anfrage vorliegen. Damit die Arbeitgeber unverfälschte Daten erhalten, werden alle relevanten Datensätze an ihn weitergegeben.

Einrichtung Arbeitgeberkonto:
Elektronische Anforderung von Angaben

Das bisher zwischen den Krankenkassen und den Arbeitgebern in Papierform bestehende Verfahren zur Übermittlung der notwendigen Angaben zur Einrichtung eines neuen Arbeitgeberkontos verursacht jährlich Kosten in Höhe von 24 Mio. Euro und ist zudem nicht mehr zeitgemäß.

Im Rahmen des Siebten SGB IV-Änderungsgesetzes wurde daher beschlossen, das beschriebene Verfahren zu digitalisieren. Ab dem 01.01.2022 sollten die zur Einrichtung eines neuen Arbeitgeberkontos benötigten Angaben von den Krankenkassen maschinell angefordert und von den Arbeitgebern maschinell übermittelt werden. Aufgrund der coronabedingten Mehrbelastungen der Arbeitgeber wurde jedoch beschlossen, das neue Verfahren erst zum 01.01.2023 einzuführen.

Anforderung durch Krankenkasse

Sofern bei einer DEÜV-Erstanmeldung eines Beschäftigten oder in einem Beitragsnachweis eine Hauptbetriebsnummer angegeben wird, für die noch kein Arbeitgeberkonto bei der Krankenkasse besteht, meldet diese per Datensatz „Krankenkassenmeldung“ (DSKK) die Anforderung zur Eröffnung des Arbeitgeberkontos mit dem neuen Abgabegrund 06 „Anforderung Arbeitgeberdaten“ zurück.

Zur elektronischen Anforderung von Arbeitgeberdaten auf Grundlage eingehender Anmeldungen muss für die Einzugsstelle ersichtlich sein, ob ein neues Arbeitgeberkonto anzulegen oder die in der Anmeldung angegebene Betriebsnummer einem bestehenden Arbeitgeberkonto zuzuordnen ist. Diese Unterscheidung ist nur möglich, sofern in der Anmeldung neben der Angabe der Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes zusätzlich der Arbeitgeber angegeben wird. Der Arbeitgeber wird im Beitragseinzugsverfahren durch die im Beitragsnachweis angegebene Betriebsnummer identifiziert (Hauptbetriebsnummer).

Rückmeldung durch Arbeitgeber

Arbeitgeber haben die elektronischen Anforderungen grundsätzlich seit dem 01.01.2023 mit der nächsten Entgeltabrechnung ebenfalls elektronisch zu beantworten. Die Übermittlung der entsprechend notwendigen Angaben und (später) auch Mitteilungen über Änderungen erfolgen mit dem neuen Datensatz „Arbeitgeberkonto“ (DSAK) und den Datenbausteinen Grunddaten, abweichende Korrespondenzanschrift, Dienstleister, Wahlerklärung für die Teilnahme am Ausgleichsverfahren U1 und SEPA-Lastschriftmandat.

Da allerdings noch nicht alle Entgeltabrechnungsprogramme zum 01.01.2023 einen DSAK erzeugen können, wurde den Erstellern von Entgeltabrechnungsprogrammen vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales eine weitere Übergangsfrist bis zum 01.07.2023 eingeräumt. Insofern ist davon auszugehen, dass die Krankenkassen die Anforderung zur Eröffnung des Arbeitgeberkontos erst nach dem 30.06.2023 vollumfänglich maschinell versenden.

BEISPIEL

Eine versicherungspflichtige Arbeitnehmerin bezieht vom 24.01. bis 06.03 2024 Mutterschaftsgeld und geht vom 07.03. bis zum 06.09.2024 in Elternzeit.

Beurteilung:

Es sind folgende DEÜV-Meldungen zu erstatten:

Unterbrechungsmeldung mit Meldezeitraum 01.01. bis 23.01.2024, Abgabegrund 51 (Mutterschaftsgeldbezug) und zu meldendem Entgelt vom 01.01. bis 23.01.2024.

Anmeldung Elternzeit mit Ab-Datum 07.03.2024 und Abgabegrund 17 (Beginn Elternzeit)

Abmeldung Elternzeit mit Meldezeitraum 07.03.2024 bis 06.09.2024 und Abgabegrund 37 (Ende Elternzeit).

Eine DEÜV-Anmeldung zum 07.09.2024 aufgrund des Endes der Elternzeit zum 06.09.2024 ist nicht zu erstatten.

Elektronischer Abruf der zustandigen Krankenkasse

Seit dem 01.01.2024 können Arbeitgeber und Zahlstellen für Versorgungsbezüge die für ihre Arbeitnehmer oder Leistungsbezieher zuständige Krankenkasse elektronisch beim GKV-Spitzenverband abrufen.

Verfahrensablauf

Die Abfrage beim GKV-Spitzenverband erfolgt unter Angabe der Versicherungsnummer (VSNR) durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung mit einem zertifizierten Abrechnungsprogramm, einer zertifizierten elektronischen Ausfüllhilfe oder mit dem SV-Meldeportal.

Ist die VSNR nicht bekannt, hat zunächst der Abruf der VSNR bei der Datenstelle der Rentenversicherung zu erfolgen.

Auf Grundlage des eingegangenen Datensatzes erfolgt durch den GKV-Spitzenverband unmittelbar eine (eigene) Abfrage bei den Krankenkassen, ob eine Mitgliedschaft zum Zeitpunkt des Abrufs besteht. Die Krankenkassen ihrerseits haben auf Grundlage des eingegangenen Datensatzes eine systemseitige, automatisierte Prüfung vorzunehmen, ob eine Mitgliedschaft zum Zeitpunkt der Abfrage vorliegt und das Ergebnis unverzüglich (innerhalb von 23 Stunden) dem GKV-Spitzenverband zurückzumelden.

Rückmeldung an Arbeitgeber/Zahlstelle

Besteht zum Zeitpunkt der Abfrage eine Krankenkassenmitgliedschaft, meldet der GKV-Spitzenverband diese Information inklusive der Betriebsnummer der zuständigen Krankenkasse elektronisch zurück.

Kann – im Einzelfall – zum Zeitpunkt der Abfrage keine Mitgliedschaft bei einer Krankenkasse ermittelt werden, wird auch dies durch den GKV-Spitzenverband digital zurückgemeldet. In diesen Fällen ist der Arbeitgeber bzw. die Zahlstelle dazu verpflichtet, weitere Informationen beim Arbeitnehmer oder Versorgungsempfänger einzuholen.

Voraussetzungen für den Abruf

Ein Abruf ist nur zulässig, sofern die Information über die zuständige Krankenkasse für die Erstellung einer DEÜV-Meldung benötigt wird und hierzu trotz vorheriger Aufforderung des Beschäftigten bzw. Leistungsbeziehers keine, nur unvollständige oder falsche Angaben vorliegen.

Darüber hinaus ist ein Abruf der zuständigen Krankenkasse für den Abruf von Arbeitsunfähigkeitszeiten nach § 109 SGB IV zulässig. Dies gilt auch, sofern Arbeitsunfähigkeitszeiten für geringfügig Beschäftigte bei der zuständigen Krankenkasse abgerufen werden sollen.